Sposoby przyjmowania i załatwiania spraw

Sposoby przyjmowania i załatwiania spraw w Zarządzie Morskiego Portu Gdynia S.A. reguluje Instrukcja Kancelaryjna, wprowadzona zarządzeniem Nr 07/2010 z dnia 10 marca 2010 r. oraz  Regulamin Organizacyjny Przedsiębiorstwa Spółki wprowadzony  do stosowania zarządzeniem nr 20/2008 z 1 lipca 2008 r.

Przy załatwianiu spraw należy stosować najbardziej celowe, najprostsze i najbardziej ekonomiczne formy załatwiania, dostosowane  do rodzaju spraw i obowiązujących przepisów. Załatwianie sprawy może być ustne lub pisemne. Pisma kierowane do spółki, członków zarządu albo dyrektorów można przesyłać listownie lub składać osobiście w siedzibie Spółki w Gdyni, ul. Rotterdamska 9 -  w Sekcji Kancelarii Ogólnej ( w godz. 7.30-15.30).

Dopuszcza się  przyjmowanie i wysyłanie korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej oraz faxu, za wyjątkiem  dokumentów zawierających informacje niejawne. 

W przypadku korespondencji zawierającej dane osobowe, dla ich właściwego zabezpieczenia należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych. Załatwianie ustne w sprawach indywidualnych może być stosowane w przypadkach, w których przemawia za tym interes strony, a przepisy prawne nie stoją temu na przeszkodzie.

W zakresie trybu rozpatrywania i załatwiania spraw obowiązują terminy wynikające z Kodeksu postępowania administracyjnego.